Projektupdate aus Pforzheim mit Macher Dustin Savarino
An was arbeitet ihr gerade Dustin?
Nachdem wir eine Übersicht mithilfe einer Prozesslandkarte in der Abteilung für Migration und Flüchtlinge erstellt haben, konzentrieren wir uns nun auf die detaillierte Erfassung dieser Abläufe. Dabei führen wir Interviews mit Fachexperten und tragen die gewonnenen Erkenntnisse in einem digitalen Tool zusammen. Der Beginn dieses Schrittes wurde mit einem Kick-Off eingeleitet, wo das ganze Team zusammenkam, um eine gemeinsame Basis für die Projektarbeit zu schaffen. Ebenso haben wir in einem Workshop die verschiedenen Erwartungen an das Projekt diskutiert, um alle Perspektiven im weiteren Verlauf zu berücksichtigen.
Welcher Herausforderung stehen ihr dabei gegenüber?
Eine große Herausforderung ist die Vielzahl der Prozesse, die wir aufnehmen müssen – es sind nahezu 30. In der Vorbereitungsphase mit der Prozesslandkarte haben wir uns überlegt, wie wir diese Prozesse am besten angehen, um unsere Ziele effizient zu erreichen.
Habt ihr Lösungswege für diese Herausforderung gefunden?
Wir haben uns für eine agile Arbeitsweise entschieden, um mit der Komplexität umzugehen. Das bedeutet, wir nehmen wöchentlich eine bestimmte Anzahl von Prozessen auf und bewerten regelmäßig unsere Vorgehensweise. So können wir schnell auf neue Entwicklungen reagieren, anstatt uns starr an einen vorab festgelegten Plan zu halten. Die Auswahl der Prozesse, die wir bearbeiten, basiert auf ihrer logischen Abfolge, dem geschätzten Aufwand und ihrer Priorität. Diese Faktoren können sich laufend ändern, was aber in Ordnung ist – nur so können wir dynamisch arbeiten. Durch dieses praxisnahe Lernen und die regelmäßigen Rückmeldungen bauen wir Expertise im Team auf, die auch nach Projektende weiterwirken soll.
Danke Dustin für deine Zeit und weiterhin viel Erfolg!
*im Bild: Dustin und das Projektteam während dem Kick-Off Workshop am 08.11.23
