eAkte: Papierlos, aber richtig!
In sieben Monaten hat lokalprojekte gemeinsam mit der Kreisstadt Eschwege die digitale Steuerakte eingeführt und damit den Grundstein für die vollständige E-Akte im Rathaus gelegt. Das erste Lokalprojekt überhaupt.
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Dieses Projekt wird gefördert von:
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Der erste Schritt war auch der mutigste
In sieben Monaten hat lokalprojekte gemeinsam mit der Kreisstadt Eschwege die digitale Steuerakte eingeführt und damit den Grundstein für die vollständige E-Akte im Rathaus gelegt. Es war das erste Lokalprojekt überhaupt.
Was in 7 Monaten entstand
Die Steuerverwaltung in Eschwege war der richtige Einstieg: überschaubar genug, um schnell Ergebnisse zu zeigen, komplex genug, um wirklich etwas zu lernen.
- Digitale Steuerakte eingeführt. Als Pilotprojekt wurden erste Erfahrungen mit digitaler Aktenführung in der Kommunalverwaltung gesammelt. Keine Theorie, sondern gelebte Praxis.
- Grundlage für die E-Akte im Rathaus gelegt. Das Projektergebnis war Ausgangspunkt und Startschuss für die schrittweise Einführung der E-Akte in der gesamten Stadtverwaltung.
- Neue Mitarbeiterin gewonnen. Aus der Macher:in wurde eine Mitarbeiterin der Stadt. Lokalprojekte hatte damit nicht nur ein Digitalisierungsprojekt umgesetzt, sondern auch das Personalgewinnungsproblem gelöst. Den weiteren Weg begleitete Macherin Sabrina.
Das Matching
Sabrina trifft Alexander
Sabrina Hein brachte frischen Blick, Neugier und die Bereitschaft mit, sich auf etwas völlig Neues einzulassen. Als Macherin in Eschwege übernahm sie die Einführung der Steuerakte operativ. Was sie nicht ahnte: dass sie am Ende als Mitarbeiterin bleiben würde.
Alexander Heppe macht's möglich
Alexander Heppe, Bürgermeister der Kreisstadt Eschwege, hatte selbst am Update Deutschland-Hackathon teilgenommen und war Mitgründer von lokalprojekte. Er überzeugte sich selbst davon, dass der Ansatz trägt, indem er ihn zuerst in seiner eigenen Stadt erprobte. Dass Eschwege Pilotkommune wurde, war kein Zufall.
Die Herausforderung in Eschwege
Die Kreisstadt Eschwege hatte bereits Online-Dienstleistungen und Fachverfahren im Einsatz. Was fehlte, war der nächste Schritt: eine durchgängige digitale Aktenführung.
- Papierbasierte Aktenführung: Trotz digitaler Fachverfahren liefen viele Abläufe noch über Papier. Das kostete Zeit und Platz.
- Fehlende Expertise und Kapazität: Die Einführung der E-Akte war ein umfangreiches Vorhaben. Das richtige Personal dafür zu finden, war die eigentliche Hürde.
- Personalgewinnungsproblem: Eschwege suchte jemanden mit digitalem Know-how. Den gab es über die klassischen Wege nicht.
Die Wirkung des Projektes
- Digitale Aktenführung ist einführbar: Das Pilotprojekt bewies, dass die Steuerverwaltung als Einstieg funktioniert. Der Weg für das gesamte Rathaus ist geöffnet.
- Bearbeitungszeiten sinken: Weniger Suchen, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Mehrfachablage.
- Personalgewinnung als Nebenprodukt: Lokalprojekte zeigte, dass Quereinsteiger:innen nicht nur Projekte umsetzen, sondern dauerhaft gewonnen werden können.
Die Gesichter zum Projekt
Projektinitiator:in
Projektinitiator
Projektinitiatorin
"Für mich steckt in Lokalprojekte enormes Potenzial – Lokalprojekte bringt Menschen in die kommunale Verwaltung, die sonst den Weg in die Verwaltung nicht finden würden. Lokalprojekte setzt auf die persönlichen Erfahrungen von Menschen, die ihr Know-how im Rahmen von Projekten in der Verwaltung einbringen wollen. Diesen Ansatz halte ich für ausgesprochen innovativ, denn er holt die Menschen dort ab, wo sie gebraucht werden. Ich freue mich, dass wir als Pilotkommune ein erstes Lokalprojekt durchgeführt habe"
Macher:in
Macher
Macherin
"So eine Vielfalt an Aufgaben an einem Ort findet man in der freien Wirtschaft nicht. Mal geht's ums Klärwerk, dann um Tiefbau, mal um Bürgerservice, dann um Kindergärten, Finanzen, Personal. Spannender kann es nicht werden"
Projektbuddy
Projektbuddy
Projektbuddy
Die Gesichter zum Programm
Alle Details zum Projekt
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Mehr über ein "Changemaker-Programm" erfahren
Hier erfährst du, was das „Changemaker-Programm“ ist und warum Changemaker so wichtig für den kommunalen Wandel sind.
Über das "Changemaker-Programm"Eschweger Verwaltung gewinnt Mitarbeiterin über Projekt
Für die Verwaltung der Stadt Eschwege hat sich das verwirklicht, worauf sie gehofft hatte, als sie ihre Zusage bei der neu gegründeten Initiative Lokalprojekte signalisiert hatten. Eine externe Spezialistin hat die Anforderung der Stadt – die Einführung einer E-Akte im Rathaus – gelöst. Gleichzeitig haben sie eine Expertin für die Verwaltung gewinnen können. „Unsere Pläne sind durch einen Glücksfall voll aufgegangen“, sagt Bürgermeister Alexander Heppe.
Zeitgewinn für Mitarbeiter: E-Akte soll in Eschweger Verwaltung Prozesse vereinfachen
Die Digitalisierung einer Verwaltung ist mehr, als die Akten von der Papierform in Dateien umzuwandeln. Die E-Akte soll in Eschwege vieles verändern - und vereinfachen.
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Eschweger Verwaltung gewinnt Mitarbeiterin über Projekt
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