Modernisierung der Kita-Verwaltung

Seit Oktober 2026 modernisiert Macher Felix gemeinsam mit dem Fachbereich Kindertagesbetreuung der Stadt Dreieich die Kita-Verwaltung – mit Fokus auf Prozesse, Finanzsteuerung und digitale Abläufe. Das Projekt läuft sechs Monate bis März 2027, der Kick-off mit dem gesamten Verwaltungsteam hat bereits stattgefunden.

Die Herausforderung

Der Fachbereich Kindertagesbetreuung wurde erst 2024 gegründet – und ist heute mit rund 230 Mitarbeitenden in 19 Einrichtungen der personell größte Bereich der Stadt. Wer so schnell wächst, trägt vieles noch über Excel-Listen und Erfahrungswissen: Platzvergabe und Personalbedarfsplanung laufen manuell, ein übergreifendes Prozessmanagement gibt es noch nicht. Dazu kommt die Steuerung von Kitas in öffentlicher und freier Trägerschaft mit unterschiedlichen Abrechnungsmodellen.

Für Familien ist ein Kita-Platz ein knappes Gut – er entscheidet über die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und über Bildungschancen. Der Fachbereich will deshalb vom Reagieren ins Gestalten kommen und seine Abläufe konsequent vom Bedarf der Familien her denken. Genau dafür holt sich Dreieich einen frischen Blick von außen.

Woran das Projekt ansetzt

Prozessmanagement aufbauen. Für den Fachbereich entsteht eine Prozesslandkarte, Optimierungspotenziale werden priorisiert – mit besonderem Blick auf die Kita-Platzvergabe. Rollen, Aufgaben und Entscheidungswege werden dabei bewusst mit überdacht.

Finanzen & Controlling professionalisieren. Haushaltsplanung und Steuerung sollen von reaktiv zu proaktiv werden.

Zentrale Abläufe digitalisieren. Platzvergabe inklusive Auslastungsanalyse und Personalbedarfsplanung werden transparenter und digital – statt verteilter Excel-Listen.

Das Matching: Felix und das Team der Kita-Verwaltung

Felix kommt aus der Agenturwelt, wo er Kundenprojekte verantwortet hat. In Dreieich setzt er seine Erfahrung dort ein, wo sie unmittelbar bei Familien vor Ort ankommt. Gemeinsam mit seinem Buddy aus der Fachbereichsleitung bildet er das Kernteam des Projekts.

Die Stadt Dreieich geht damit einen unkonventionellen Weg: Sie holt sich eine externe Perspektive direkt in die Verwaltung – mit dem klaren Ziel, dass Felix die Ergebnisse nach Projektende verstetigt und Verantwortung im Fachbereich übernimmt.

Was bis März 2027 entstehen soll

Das Projekt ist am 1. Oktober 2026 gestartet und läuft bis Ende März 2027.

• Kick-off-Workshop mit dem gesamten Verwaltungsteam: gemeinsames Projektverständnis, Projektvision und Wirkungsziele (erledigt)
• Ein tragfähiges, bürgerzentriertes Prozessmanagement für den Fachbereich
• Strukturierte Optimierungspotenziale und erste umgesetzte Vorhaben
• Geprüfte und neu ausgerichtete Rollen im Verwaltungs- und Finanzbereich
• Verstetigung der Ergebnisse durch die Übernahme des Machers in die Verwaltung