Digital, aber richtig!

Wenn der digitale Briefkasten das einfachste Problem löst

In sechs Monaten hat lokalprojekte gemeinsam mit dem Rheingau-Taunus-Kreis einen digitalen Briefkasten für Nachforderungen im Bürgergelderfahren eingeführt, Prozesse analysiert und einen Leitfaden für die Anbindung weiterer Online-Dienste erstellt.

Was in 6 Monaten entstand

Das Projekt endete mit mehr als geplant: Der digitale Briefkasten war umgesetzt und getestet, bevor das Projekt überhaupt abgeschlossen war.

• Digitaler Briefkasten eingeführt. Nachforderungen zum Bürgergelderfahren können jetzt über ein Online-Formular eingereicht werden, mit QR-Code-Anbindung auf Papierbescheiden und Zuordnung zur zuständigen Sachbearbeitung.
• Prozesse erfasst und dokumentiert. Erstantrag, Nachforderung, Klageerhebung und Fallbearbeitung wurden aufgenommen, dokumentiert und als Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte aufbereitet.
• Outlook-Optimierung umgesetzt. Quickstep-Automatisierungen und Vorlagen für Standardantworten reduzierten die E-Mail-Flut im Tagesgeschäft unmittelbar. Andere Kreise haben bereits Interesse signalisiert.
• Digitalisierungsleitfaden erstellt. Ein übertragbarer Leitfaden für die Anbindung weiterer Online-Dienste an die Civento-Antragsplattform des Kreises.

Das Matching

Kerstin trifft Markus

Kerstin Strasser und Sonja Lehmann brachten technisches Know-how mit und vor allem die Fähigkeit, beides zu tun: große Lösungen zu planen und gleichzeitig schnelle, kleine Erfolge zu realisieren. Sie lernten, dass manchmal eine Outlook-Optimierung mehr bewirkt als ein ambitioniertes Digitalisierungsprojekt.

Markus Gerlach, Systembetreuer im kommunalen JobCenter des Rheingau-Taunus-Kreises, begleitete das Projekt als Buddy und hielt die Brücke zwischen den Macherinnen und dem Verwaltungsalltag. Sein Rückhalt sorgte dafür, dass Lösungen nicht nur entwickelt, sondern auch verankert wurden.

Stefanie Werner macht's möglich

Stefanie Werner, Digitalisierungsbeauftragte des Rheingau-Taunus-Kreises, holte das Projekt in den Kreis und eröffnete damit den Zugang zu den richtigen Stellen. Ihr Learning: Externer Blick und externes Know-how sind bei der Umsetzung von Digitalisierungsideen entscheidend.

Die Herausforderung im Rheingau-Taunus-Kreis

Der Rheingau-Taunus-Kreis hatte bereits einige digitale Dienste im Einsatz. Aber zwischen den Systemen entstanden Lücken. Anträge kamen digital rein und mussten analog weiterbearbeitet werden. Nachfragen der Bürger:innen liefen per E-Mail. Die Masse der Mails wurde zur eigentlichen Last.

• Medienbruch bei Nachforderungen: Nachforderungen liefen per E-Mail, nicht über das System. Das erzeugte enormen Mehraufwand für Sachbearbeitende.
• Unsystematische Prozesse: Verbindungen zu anderen Stellen inner- und außerbehördlich waren teils nicht an die digitalen Prozesse angeschlossen.
• E-Mail-Überlastung: Standardanfragen kamen ohne Struktur an. Jede musste einzeln sortiert und beantwortet werden.

Die Wirkung des Projektes

• Nachforderungen laufen digital: Der Briefkasten ist im Einsatz. Bürger:innen können Unterlagen strukturiert einreichen, Sachbearbeitende empfangen sie geordnet.
• E-Mail-Last reduziert: Outlook-Quicksteps und Vorlagen haben den Umgang mit Standardanfragen im Alltag spürbar vereinfacht.
• Grundlage für weitere Digitalisierung: Der Leitfaden und die Plattform können für weitere Online-Dienste genutzt werden.