Mit dem Start ins neue Jahr erreichen wir auch die Halbzeit vom Projekt "Intergrationsmacher:innen", gefördert von der Robert Bosch Stiftung. Was es für Neuigkeiten gibt erzählen uns drei Macher:innen im Kurzinterview:
Pforzheim
Wo steht ihr aktuell im Projekt?
Zu Beginn des Projektes haben wir eine Prozesslandkarte erstellt, die alle Prozesse aus der Abteilung Migration und Flüchtlinge in einen Überblick bringt. Diese Prozesslandkarte ist für uns der Orientierungsleitfaden und der zentrale Einstieg im Prozessmanagement. Derzeit arbeiten wir intensiv daran, mit den Key-Usern der Sachgebiete die Prozesse aufzunehmen und zu modellieren. Für einen Großteil der Prozesse haben wir in den letzten Wochen bereits Prozessmodellentwürfe erstellt. Durch regelmäßige Prozessbesprechungen konnten die Schlüsselpersonen sowohl mit der Methodik des Prozessmanagements als auch mit der Nutzung unserer digitalen Tools vertraut gemacht werden.
Und wie geht es jetzt weiter?
In den kommenden Wochen liegt unser Hauptaugenmerk darauf, die noch fehlenden Prozesse zu modellieren. Darüber hinaus streben wir an, das Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Schlüsselpersonen hinaus zu verbreiten und das Tool in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um unterschiedliche Arbeitsweisen zu identifizieren und idealerweise zu harmonisieren. Zudem haben wir bereits zwei neue Mitarbeiterinnen, die mithilfe der erarbeiteten Strukturen eingearbeitet werden und somit wertvolle Erkenntnisse für die Evaluation der Strukturen und Vorgehensweise im Projekt liefern können.
Kalletal
Wo steht ihr aktuell im Projekt?
Unser Projektplan ist aufgeteilt in sechs Meilensteine, von denen drei inzwischen erfolgreich und pünktlich abgeschlossen wurden zur Jahreswende. Die ersten drei Meilensteine beschäftigten sich mit der Bedarfsanalyse, Networking, User Interviews, dem Festlegen eines Minimum Viable Products (MVP) mit der Priorisierung der künftigen App-Features. Abgeleitet wurde das MVP von der Bedarfsanalyse, gemeinsamen Brainstorming-Sessions mit regionalen Akteur:innen, den User Interviews und dem Austausch mit dem Zuständigen Kommunalen Rechenzentrum (KRZ) für die Entwicklung der App. Um an diesen Punkt zu kommen, fanden gemeinsame Meetings mit Vertretenden der Gemeinde Kalletal, der Lokalprojekte gGmbH, dem KRZ und mir (Dewah Bawari) statt. Hierbei wurden wichtige richtungsweisende Vorgaben festgelegt, sodass ich diese Woche die Zusammenarbeit mit den nun für die App zuständigen Entwicklern starten konnte.
Und wie geht es weiter?
Wir befinden uns nun bei der Realisierung des vierten Meilensteins. Schritt für Schritt und Feature für Feature entwickle ich mit dem KRZ in einem gemeinsamen Workflow und mit täglichen Meetings die App. Das unten gezeigte Bild zeigt beispielhaft meinen Part, bei dem ich von sogenannten “User Stories” einen “User Flow” ableite, der dann vom KRZ programmiert wird. Des Weiteren soll diesen Monat ein Runder Tisch stattfinden, bei dem sich die zuvor genannten regionalen Akreur:innen nochmal face to face über den weiteren Verlauf des Projekts austauschen werden. Das KRZ ist dieses Mal auch vertreten. Teil des vierten Meilensteins und des Treffens ist auch die Ankündigung und Erklärung für das in der Bedarfsanalyse von mir bereits angekündigte Sammeln von konkreten Inhalten und Informationen, die in der App dargestellt werden sollen, wozu ich die Unterstützung und Auskünfte der Akteur:innen brauche.
Burgenlandkreis
Wo steht ihr aktuell im Projekt?
Seit Jahresbeginn haben wir noch einmal richtig Gas gegeben, damit unsere digitale Plattform für das Integrationsnetzwerk des Burgenlandkreises Mitte Januar online gehen kann. Wie bei einem Kunstwerk nimmt die Ausgestaltung immer feinere und spezifischere Formen an. Von der inhaltlichen Gestaltung über die Einbettung von Designelementen bis hin zu letzten Rücksprachen mit der Testgruppe ist alles dabei. Besonders die zielgruppengerechte und wirkungsorientierte Leistungserstellung steht dabei im Fokus.
Und wie geht es jetzt weiter?
Praktisch zeigt sich dies beispielsweise in der Erstellung von kurzen Erklärvideos zu den Funktionen der Plattform, der Erstellung einer FAQ-Seite, einem Zoom-Testing mit Nutzern der Plattform und einer Ergebnispräsentation innerhalb des Burgenlandkreises. Damit optimale Abläufe nach dem Plattform-Launch diese Woche gesichert sind, werden wichtige Schritte für das Nutzermanagement dokumentiert. Von Mitte Januar bis zum 28. Februar, an dem das nächste Netzwerktreffen stattfindet, ist unser Ziel, so viele Mitglieder wie möglich für die Plattform zu gewinnen und bei dem Anmeldeprozess zu unterstützen. Dazu nutzen wir Online-Sprechstunden, eine klassische Emailkampagne sowie Werbung in Form von Flyern. Wir sind sehr gespannt, welche Resultate der Launch mit sich bringt.
Zwischenstand im Förderprogramm
